Takim pune të suksesshëm? – Ja cili është rezultati i 200 studimeve shkencore mbi mënyrën se si ta arrijmë
Sipas studimeve të shumta të realizuara së fundmi shumica e individëve që punojnë në korporata, institucione apo firma të fushave të ndryshme shpenzojnë shumë kohë nëpër mbledhje dhe takime. Pjesëmarrësit e këtyre mbledhjeve vlerësojnë se gjysma e këtyre takimeve janë shumë të ‘varfra’ ndërkohë që organizatat vetëm në SHBA humbin rreth 213 miliardë dollarë në takime joefektive çdo vit.
Por cilat janë sekretet për të pasur takime efektive? Studiuesit në Universitetin e Nebraskas dhe në Universitetin Clemson shqyrtuan pothuajse 200 studime shkencore takimesh të botuara në dekadën e fundit. Përfundimet e tyre, ofrojnë një udhërrëfyes për mbledhjen e duhur, si më poshtë:
Para takimeve
Skema e takimit
Organizoni një takim vetëm kur është vërtet e nevojshme. Programoni kohëzgjatjen e mbledhjes për t’u përshtatur me qëllimet e saja duke shmangur stërzgjatje të pavlerë. Përfshini në të vetëm personat që kanë aftësinë dhe pozicionin për të qenë pjesë e saj duke evituar individë shtesë që nuk kanë lidhje më tematikën kryesore. Përdorni teknologjinë në realizimin e mbledhjes duke përdorur kështu media të shumëllojshme si video-konferencë, telekonferencë etj. për të pranishmit virtualë.
Përgjegjësitë e udhëheqësit dhe të pjesëmarrësve
Vendosni qëllime të qarta dhe rezultatet e dëshiruara për takimin. Përgatitni një axhendë që ta shpërndani që para se të filloni. Sigurohuni që takimi të jetë i rëndësishëm për të gjithë të ftuarit. Ejani të përgatitur duke rishikuar axhendën. Sigurohuni që teknologjia të jetë e përditësuar dhe në funksion. Vendimet e marra para një takimi përcaktojnë suksesin që pason. Ndërsa ajo që ndodh gjatë takimit është sfida e vërtetë e efektivitetit të mbledhjes.
Gjatë takimeve
Përgjegjësitë e pjesëmarrësve
Mbërritja herët (ose me kohë). Shmangni ankimin, sjelljen dominuese të komunikimit dhe deklaratat e papërshtatshme verbale.
Përgjegjësitë e udhëheqësit
Ndiqni një axhendë që përcakton qëllimet dhe rezultatet e qarta për takimin. Filloni takimin në kohë. Shmangni shpërqendrimet dhe debate jashtë subjekti gjatë takimit. Lejoni të pranishmit të marrin pjesë në procesin e vendimmarrjes. Nëse një vendim është marrë tashmë, njoftoni të gjithë. Inkurajoni në mënyrë aktive të gjithë të marrin pjesë. Ndërhyni kur modelet e komunikimit ndër njerëzor bëhen jofunksionale. Pjesa më e madhe e asaj që ne bëjmë dhe mendojmë është e ndikuar nga konteksti shoqëror dhe sjellja e të tjerëve. Kështu që, suksesi i takimit do të formohet kryesisht nga ata përreth nesh.
Pas takimeve
Hulumtimet tregojnë se veprimet e ndërmarra mirë pas përfundimit të një takimi mund të bëjnë ose prishin perceptimin e pjesëmarrësve për suksesin e takimit.
Afatshkurtër
Dërgoni procesverbalet e mbledhjeve dhe artikujt e veprimit menjëherë pas takimit. Vlerësoni shkurtimisht kënaqësinë dhe cilësinë e takimit menjëherë pas takimeve për të informuar modelin e takimit në të ardhmen.
Afatgjatë
Integroni kënaqësinë në takim në sondazhet e angazhimit të punonjësve në të gjithë organizatën. Kërkojuni udhëheqësve të rishikojnë në mënyrë kritike takimet rutinë për të përcaktuar domosdoshmërinë dhe vlerën e tyre. Satisfaksioni i pjesëmarrësve nuk është i dobishëm vetëm për përmirësimin e efektivitetit të tyre. Është gjithashtu një tregues domethënës i kënaqësisë në punë të punonjësve dhe angazhimit për punë të tyre. (Quartz)
Edel Strazimiri / SCAN
*Material i përgatitur nga portali SCAN. Ripublikimi mund të bëhet vetëm kundrejt citimit të autorësisë dhe burimit origjinal.