Komunikimi zyrtar nëpërmjet emailit – Ja çfarë duhet të keni parasysh!

Një sondazh i kohëve të fundit rreth emaileve, ka zbuluar disa fakte mjaft interesante në lidhje me emailet që do të ishte mirë t’i dinit. Nëse punoni në zyrë dhe emaili është një mjet pune për ju atëherë hidhini një sy këtyre fakteve.

Shumica e njerëzve kalojnë një orë ose më pak në email çdo ditë

‘’Përderisa emaili duket se merr pjesën më të madh të ditës tuaj, del se kjo nuk është çështja për shumicën e punonjësve. Sipas sondazhit, 35 për qind e pjesëmarrësve thanë se kalojnë një orë ose më pak në emailin e tyre çdo ditë. Ndërsa 30 për qind tha se kalojnë një deri në dy orë. Vetëm 1.6 për qind e pranuan se kalojnë gjashtë ose më shumë orë në email çdo ditë.

Shumicën e emaileve që njerëzit dërgojnë nuk janë urgjente

Shumica e njerëzve nuk dërgojnë emaile urgjente të cilat kanë nevojë për përgjigje të menjëhershme. Pothuajse gjysma e pjesëmarrësve thanë se më pak se 10 për qind të emaileve që ata marrin kërkojnë përgjigje të menjëhershme.

Kjo reflektohet edhe kur ata kërkojnë një nder. Pothuajse një e treta e pjesëmarrësve të sondazhit thanë se 10 për qind ose më pak e emaileve që ata pranojnë kërkojnë përgjigje. Ndërkohë që 23 për qind tha se më pak se 20 për qind e emaileve që pranojnë kanë nevojë për përgjigje.

Pjesa më e madhe e njerëzve përgjigjen brenda një ore të pranimit që nga leximi i një emaili

Njerëzit mund të mos kalojnë shumë kohë në emailin e tyre, por kur përgjigjen, e bëjnë atë në një kohë të shpejtë. Pothuajse gjysma e pjesëmarrësve të anketuar thanë se përgjigjen brenda një ore të pranimit të një emaili. Mirëpo, 26 për qind thanë se përgjigjen kurdo që është e përshtatshme për ta.

Njerëzit preferojnë të përdorin kompjuterët e tyre për të dërguar emaile në vend të telefonit

Krijimi i një emaili profesional në telefonin tuaj mund të jetë i vështirë, pra nuk është i cuditshëm faksti  se shumica preferojnë të përdorin kompjuterin. 42 për qind të anketuarve thanë se menaxhojnë 20 për qind ose më pak të emaileve të tyre në telefonin e tyre. Mirëpo, 13 për qind e pranuan se iu përgjigjen 81 deri 100 për qind të emaileve të tyre përmes telefonit.

Ju mund të dërgoni emaile edhe në mbrëmje ose gjatë fundjavës

Shpesh, dërgimi i një emaili të punës jashtë zyrës mund të duket i çuditshëm apo jo-profesional. Mirëpo, kjo mund të jetë vetëm në kokën tuaj. Shumica e njerëzve (66 për qind ) thanë se nuk mendojnë se është joprofesionale të dërgojnë emaile vonë në mbrëmje ose gjatë fundjavës.

Njerëzit dëshirojnë mesazhe cilësore, jo vetëm një përgjigje të shpejtë

Ndërkohë që  prisni që dikush t’ju përgjigjet emaileve tuaja mund të jetë pak stresuese, madje  do të ishte dëshpëruese nëse do të pranonit një përgjigje e cila nuk do të ishte e dobishme. Shumica e pjesëmarrësve (63 për qind) thanë se preferojnë një përgjigje cilësore, edhe nëse do të thotë kohë më të ngadaltë përgjigjeje, në vend të një përgjigje të shpejtë të padobishme.

Përgjigja e dikujt ndaj emailit është tregues i mirë i performancës së tij

Rezultoi se, njerëzit mund të përdorin protokollin tuaj të emailit për të gjykuar performancën tuaj në punë. Pothuajse gjysma e pjesëmarrësve thanë se përgjigja e dikujt ndaj emailit tregon mjaft mirë performancën e tij.

Burimi: Entrepreneur

V.Hydi/SCAN

*Material i përgatitur nga portali SCAN. Ripublikimi mund të bëhet vetëm kundrejt citimit të autorësisë dhe burimit origjinal.